A.             Jenis-jenis Dokumen

Dokumen merupakanobjek yang menyajikan informasi. Dokumen-dokumen yang kita temikan itu ada yang langsung dapat dimenfiaatkan, ada pula yang memerlukan peralatan sacara khusus untuk pemanfaatannya. Kegunaan dokumen adalah sebagai alat pembuktian suatu informasi dokumen dalam suatu penelitian bagi ilmu pengetahuan. Dokumen merupakan sumber informasi dokumen, oleh sebab itu penggolongan dokumen sangat luas jangkauannya. Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut :

1.  Dari segi pemakaiannya

Dari segi pemakaiannya, dokumen terdiri atas enam macam, yaitu :

a.       Dokumen Pribadi  adalah surat-surat penting yang berguna untuk kepentingan pribadi. Contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, KTP, dan sebagainya.

b.      Dokumen Niaga adalah surat-surat berharga yang dapatdipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli. Contohnya Faktur, Packing List, Surat Pengantar, Kuitansi, Letter of Credit, Bill of Lading, dan sebagainya.

c.       Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai pembuktian dalam kegiatan pemerintahan. Contohnya Undang-umdang, Peraturan Pemerintah, Keputausan Persiden, Keputusan Menteri, dan sebagainya.

d.      Dokumen Sejarah adalah surat-surat  atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contohnya teks Proklamasi, teks Pancasila, gambar aatau foto terjadinya suatu peristiwa, dan sebagainya.

e.       Dokumen Kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi perkembangan ilmu kedokteran, misalnya, dokumen ilmu bedah, dokumen obat-obatan, dokumen macam-macam penyakit dan cara penyembuhannya, dan sebagainya.

2.      Dari segi funngsi, dokumen terdiri atas dua macam, yaitu :

a.       Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelsaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu :

·   Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.

·   Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaanya sudah menurun.

·   Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang dipergunakan.

b.      Dokumen statis adalah dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

3.      Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terbagi atas tiga macam, yaitu:

a.       Dokumen korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah, misalnya arca, patung, pakaian adat, uang kuno, keris, dan sebagainya. Dokumen korporal merupakan koleksi museum.

b.      Dokumen literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, direkam, dan digambar seperti buku, surat kabar, majalah, film, dan sebagainya. Dokumen literal merupakan koleksi perpustakaan.

c.       Dokumen privat adalah dokumen berupa surat-surat/arsip, misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, dan sebagainya. Dokumen ini disimpan di bidang kesrsipan.

Dari ketiga macam dokumen tersebut, yang termasuk dokumen kantor adalah dokunen privat (surat-surat atau arsip).

Dokumen privat bersifat tertutup untuk umum, yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat atau arsip yang disimpan oleh suatu organisasi. Berdasarkan isinya dokumen privat dibedakan menjadi lima macam, yaitu :

·         Catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian (personal record), contoh absen pegawai, daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, dan sebagainya.

·         Catatan mengenai keuangan (financial record), contoh kuitansi, cek, kartu kredit, giro, wesel, laporan keuangan, dan sebagainya.

·         Catatan yang berhubungan dengan perdagangan (sales record), contoh catatan pelanggan, faktur, surat pengantar barang, promosi, dan sebagainya.

·         Catatan barang-barang inventaris kantor (inventori record).

·         Catatan hasil produksi (production record), contoh jenis bahan baku, jenis-jenis alat, laporan produksi, dan sebagainya.

4.  Dari segi jenisnya, dokumen terbagi atas :

a.      Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tat letak, sarana, prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya.

5.  Dari segi fungsinya, dokumen terdiri atas :

a.  Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis, misalnya, majalah, buku, catalog, surat kabar, dan sebagainya.

b.  Dokumen Nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks, misalnya, peta grafik, gambar, rekman, monunen, dan sejenisnya.

6.  Dari segi dokumentasi , dokumen terdiri atas :

a.       Dokumen Primer adalah dokumen yang beraaisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penellitian, laporan, disertasi,  kertas kerja, dan lain-lain.

b.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang berisi informasi tentang literature primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang berisi informasi tentang literature sekunder. Misalnya buku, teks panduan literature, dan bibliografi.

B. Kegiatan Dokumentasi

            Dokumentasi merupakan kegiatan mencaari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki, menyiapkan, dan menyajikan dokumen agar dapat dijadikan sebahgai bukti, keterangan, dan bahan pengambilan keputusan.

1.      Mencari dan mengumpulkan dokumen

Mencari dan mengumpulkan dokumen dengan tujuan memperoleh dokumen untuk dijadikan bahan dokumentasi, baik dokumen corporal, dokkumen literal, maupun dokumen privat.  Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, member informasi, tukar-menukar informasi, berlangganan, dan membeli dokumen.

2.      Mencatat dokumne ke dalam buku induk dokumen

Dokumen yang telah dikumpulkan harus dicatat ke dalam buku induk dokumen yang terdiri atas kolom-kolom sebagai berikut :

No. Urut	Tanggal Pencatatan	Judul	Pengarang	Kota Tempat Terbit	Penerbit	Tahun Terbit	Jumlah	Cara Pemerolehan	Ket

3.      Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah dokumen adalah

a.       memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi.

b.      Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi dokumen.

c.       Membuat ringkasan, abstrak, atau terjemahan.

d.      Menetapkan dokumen yang sudah selesai menjadi bahan dokumentasi.

e.       Menggolongkan ke dalam klasifikasi tertentu.

f.       Menyeberluaskan dan menggandakan sesuai dengan kebutuhan.

4.      Mereproduksi dokumen

Mereproduksi dokumen adalah kegiatan menggandakan dokumen yang telahdiolah sesuai kebutuhan pengguna, misalnya ringkasan, terjemahan, abstrak, dan sebagainya.

5.      Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

Bagian dokumentasi harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sedangkan penyebarluasan dokumen dapat dilakukan dengan dua cara yaitu disrtibusi aktif dan distribusi pasif. Distribusi aktif adalah penyebarluasan dokumen dilakukan secara terus menerus sebagai pekerjaan rutin. Sedangkan disrtibusi pasif adalah penyebarluasan dokumen berdasarkan permintaan pihak yang memerlukan.

6.      Menyimpan dan memelihara dokumen

Penyimpanann dokumen korporal merupakan tanggung jawab bidang permuseuman, dokumen literal tanggung jawab bidang perpustakaan, dan dokumen privat tanggung jawab bidang kearsipan, penyimpanan dokkumen dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

a.       Menyimpan fisik dokumen artinya wujud dokumen itu sendiri yang disimpan.

b.      Menyimpan informasi dokumen artinya yang disimpan berupa isi atau keterangan dari dokumen.

Dokumen yang berwujud surat-surat dan warkat disimpan menurut system kearsipan yaitu system abjad, masalah, wilayah, tanggal, dan nomor. Penyimpanan dokumen tak tercetak dapat dilakukan dengan menggunakan film, microfilm, slide, pita kaset, video kaset, dan piringan hitam.

Dokumen yang disimpan perlu dipelihara atau dirawat agar kelestariannya dan senantiasa dapat dipergunakan. Pemeliharaan dan perawatan dokumen perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi kerusakan. Dokumen  jangan disimpan di tempat yang panas dan lembab, karaena akan merusak ketahanan dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan difumigasi.

C. Penggolongan Surat atau Dokumen Kantor

Dalam suatu kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harimya tejadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Ada surat yang datang dan ada surat yang keluar. Semua surat yang datang dan keluar itu terdiri dari berbagai macam jenis, ada jenis surat pribadi, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.

Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengolahan yang baik, sehingga tibdak menghambat penyampaian informasi. Untuk menangani hal semacam ini, diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaannya.

Sebelum membahas pengelolaan surat, kita harus tahu dulu surat atau dokumen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada beberapa macam dokumen kantor, yaitu :

1.      Warkat biasa, adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tak berguna, misalnya surat lamaran.

2.      Dokumen yang tidak penting (non esensial,) yaitu  dokumen yang nilai kegunaanya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.

3.      Dokumen penting(important), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiatan organisasi. Dalam dokumen ini harus disimpan dalam jangka waktu yang lama.

4.      Dokumen atau warkat sangat penting (vital), adalah dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.

Macam-macam dokumen kantor tersebut, dapat dikelola dengan system yang baik sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam pengelolaanya dapat dilakukan dengan dua system yaitu system buku agenda dan system kartu kendali.

v  Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Sistem Buku Agenda

1.      Proses surat masuk dengan system buku agenda

Langkah-langkah surat masuk adalah sebagai berikut :

A.    Penerimaan

Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :

·         Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

·         Meneliti ketepatan alat pengirim

·         Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.

·         Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

B.     Penyortiran

Penyortiran adalah memisah-misahkan surat sesuai dengan kepentingannya. Adapun tujuannya adalah :

·         Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat yang masuk.

·         Untuk menentukan prioritas penanganannya.

·         Untuk mempermudah pengawasan.

Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :

a)      Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.

b)      Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surt dinas penting, dan surat dinas rahasia.

c)      Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi dan surat biasa, dan lain-lain.

d)     Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat itu terdiri dari surat dinas, surat rutin atau biasa, surat penting, dan surat dinas rahasia.

C.     Pencatatan

1.      Pembukaan sampul

Bila surat yang datang bukan surat rahasia maka surat tersebut boleh dibuka oloeh bagian yang berwenang dengan cara membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar pemimpin dapat cepat menangkap maksud dari isi surat tersebut dengan menggarisbawahi kata-kata kalimat yang dianggap penting yang dilakukan oleh bagian kearsipan, kepala seketariatan, atau menurut kebijkan pimpinan.

Dan apabila surat itu bersifat pribadi atau rahasia tidak boleh dibuka langsung, tetapi harus disampaikan secara tertutup kepada yang bersangkutan.

2.      Pemeriksaan lampiran dan pemberian tanggal

Setelah surat dibuka, diberi stempel agenda yang di dalamnya berisi tanggal penerimaan surat dan dilanjutkan dengan memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari :

·         Nomor surat

·         Alamat surat

·         Perihal

·         Lampiran

Contoh bentuk stempel agenda ukuran (8 x 6,5 cm)

	Agenda Bagian Arsip Tgl. Diterima               : …………………….. No. Agenda                : …………………….. Tgl. Diteruskan           : ……………………. Tanda tangan              : …………………….

 

Jika dalam  kenyataanya jumlah lampiran tidak sesuai dengan lampiran yang sebenarnya, atau ada yang hilang maka harus dilakukan :

a)      Surat dicap dengan keterangan lampiran tidak ada

b)      Memberi tanda pada surat pengantar bahwa ada lampiran yang hilang

c)      Dicatat dalam sebuah buku atau daftar

Hal yang harus diperhatikan dalam meneliti lampiaran adalah sebagai berikut :

a)      Sifat Lampiran

Dalam hal ini kemungkinan ada kekeliruan dalam lampiran tidak sesuai dengan keterangan dalam surat, tetapi jumlah lampirannya cocok.

b)      Cara pangiriman lampiran

Pengiriman yang dilakukan melalui pos tersendiri terpisah dengan surat, ini disebabkan karena banyaknya lampiran.

c)      Jenis-jenis lampiran

Lampiran yang dikirim merupakan surat berharga seperti, cek, wesel, atau kuitansi. Lampiran semacam ini harus segera dipisahkan dan dicatat dalam daftar tersendiri, sedangkan isi lampiran harus segera disimpan.